Títol de l’obra:

Aprendre Excel 2010 amb 100 exercicis pràctics

Primera edició, 2010

Disseny de la coberta: NDENU DISSENY GRÀFIC

ISBN: 978-84-267-2051-1

Queden rigorosament prohibides, sense l’autorització escrita dels titulars del copyright, sota les sancions establides en les lleis, la reproducció total o parcial d’aquesta obra per qualsevol mitjà o procediment, inclosos la reprografia i el tractament informàtic, així com la distribució d’exemplars mitjançant lloguer o préstec públics.

APRENDRE EXCEL 2010 AMB 100 EXERCICIS PRÀCTICS

100 exercicis pràctics resolts que conformen un recorregut per les principals funcions del programa. Si bé és impossible re-collir en les pàgines d’aquest llibre totes les prestacions d’Excel 2010, hem escollit les més interessants i utilitzades. Una vegada realitzats els 100 exercicis que componen aquest manual, el lector serà capaç de moure’s amb soltesa pel programa i crear i editar documents de diferents tipus tant en l'àmbit profesional com en el particular.

LA FORMA D’APRENDRE

La nostra experiència en l'àmbit de l’ensenyament ens ha portat a dissenyar aquest tipus de manual, en el que cadascuna de les funcions s’exercita mitjançant la realització d’un exercici pràctic. L’esmentat exercici es troba explicat pas a pas i pulsació a pulsació, a fi de no deixar cap dubte en el seu procés d’execució. A més a més, l’hem il·lustrat amb imatges descriptives dels passos més importants o dels resultats que haurien d’obtenir-se i amb re-quadres IMPORTANT que ofereixen informació complementària sobre els temes tractats en els exercicis.

Gràcies a aquest sistema es garanteix que una vegada realitzats els 100 exercicis que componen el manual, l’usuari serà capaç de sortir-se’n còmodament amb les eines d’Excel 2010 i treure el màxim partit de les seves múltiples prestacions.

ELS ARXIUS NECESSARIS

En el cas que desitgi utilitzar els arxius d’exemple d’aquest llibre pot descarregar-los des de la zona de descàrregues de la pàgina de Marcombo (www.marcombo.com) i des de la pàgina específica d’aquest llibre.

A QUI VA DIRIGIT EL MANUAL

Si s’inicia vostè en la pràctica i el treball amb Excel 2010, trobarà en aquestes pàgines un complet recorregut per les seves principals funcions. Però si és vostè un expert en el programa, li resultarà també molt útil per consultar determinats aspectes més avançats o repassar funcions específiques que podrà localitzar en l'índex.

Cada exercici està tractat de forma independent, per la qual cosa no cal que els realitzi per ordre (encara que així l’hi recomanem, ja que hem intentat agrupar aquells exercicis amb temàtica comuna). D’aquesta manera, si necessita realitzar una consulta puntual, podrà dirigir-se a l’exercici en què es tracta el tema i dur-lo a terme sobre el seu propi document d’Excel.

EXCEL 2010

Microsoft Excel és un dels programes d’edició de fulls de càlcul més potents del mercat i al mateix temps de més fàcil maneig. És convenient destacar aquesta segona característica, ja que de res serviria al gran públic un programa capaç de realitzar els més complicats càlculs si el seu aprenentatge fos llarg i costós.

Un full de càlcul és una aplicació concebuda per efectuar tot tipus de càlculs numèrics de forma automàtica, seguint les directrius que estableix l’usuari.

Amb Excel podrà construir molts tipus de fulls de càlcul i, fins i tot, bases de dades com a agendes o llistes telefòniques en què podrà emmagatzemar per exemple els noms dels seus clients, la direcció de les seves empreses, els seus telèfons de contacte, etc. La interfície del nou Excel 2010, a més de comptar amb un agradable disseny que es veu millorat en aquesta versió gràcies a la Cinta d’opcions, situa a la vista les funcions més necessàries i compta amb un gran nombre d’assistents que faciliten la feina de l’usuari quan la seva dificultat ho requereix.

001 Entrar a Excel i obrir un document

002 La Barra d’eines d’accés rápid

003 Practicar amb la Cinta d’opcions

004 Personalitzar l’entorn d’Excel

005 Obrir fulls de càlcul i llibres de treball

006 Crear documents

007 Introduir dades

008 Inserir fulls

009 Moure’s pels fulls i pel llibre

010 Moure els fulls i immobilitzar panells

011 Eliminar fulls

012 Treballar amb plantilles

013 Veure les propietats dels arxius

014 Desar un llibre

015 Desar amb format d’Excel 97-2003

016 Desar com a PDF o XPS

017 Treballar amb files i columnes

018 Autoajustar columnes i files

019 Inserir files, columnes i cel·les

020 Treballar amb les opcions d’inserció

021 Eliminar files, columnes i cel·les

022 Ocultar columnes, files i fulls

023 Ocultar cel·les i finestres

024 Desfer i refer

025 Copiar, tallar i enganxar

026 Treballar amb les opcions d’enganxat

027 Conèixer el Porta-retalls

028 Cercar i reemplaçar dades

029 Conèixer els tipus de dades

030 Editar i esborrar dades

031 Introduir fórmules

032 Editar una fórmula

033 La funció Autosuma

034 Crear i utilitzar llistes

035 Treballar amb Opciones de autorrelleno

036 Ordenar dades

037 Utilitzar autofiltres

038 Importar dades des d’Access

039 Importar dades des de text

040 Validar dades

041 Establir subtotals

042 Editar el contingut d’una cel·la

043 Alinear i orientar el text d’una cel·la

044 Afegir vores i trames a una cel·la

045 Aplicar i crear estils de cel·la

046 Aplicar format condicional

047 Formats de números i de data

048 Calcular el nombre de dies entre dues dates

049 Conèixer altres tipus de formats

050 Utilitzar la funció Autocompletar

051 Crear gràfics

052 Editar un gràfic

053 Canviar el fons i el titol d’un gràfic

054 Aplicar format a les dades d’un gràfic

055 Afegir i substituir dades en un gràfic

056 Desar un gràfic com a plantilla

057 Crear minigràfics

058 Personalitzar minigràfics

059 Crear gràfics SmartArt

060 Editar gràfics SmartArt

061 Inserir capçaleres i peus de pàgina

062 Inserir imatges predissenyades

063 Inserir imatges des d’arxius

064 Editar les imatges

065 Inserir WordArt

066 Crear i modificar vincles

067 Crear i seleccionar hipervincles

068 Inserir objectes vinculats

069 Crear rangs

070 Utilitzar rangs

071 Calcular amb funcions

072 Calcular amb funcions matemàtiques

073 Utilitzar funcions de text

074 Utilitzar funcions lògiques

075 Utilitzar referències

076 Treballar amb la precedència

077 Cel·les precedents i cel·les dependents

078 Calcular amb eferències circulars

079 Controlar el càlcul automàtic dels fulls

080 Inspeccionar fórmules

081 Comprovar errors

082 Crear taules dinàmiques

083 Editar taules dinàmiques

084 Crear gràfics dinàmics

085 Crear segmentacions de dades

086 Crear y executar una macro

087 Obtenir una vista preliminar

088 Configurar la pàgina per a la seva impresió

089 Treballar a la vista Disseny de pàgina

090 Crear una área d’impressió

091 Convertir text en columnes

092 Protegir el full

093 Bloquejar i desbloquejar cel·les

094 Signar documents

095 Recuperar documents

096 Inserir comentaris

097 Enviar per correu electrònic

098 Inspeccionar un document

099 Marcar com a final

100 Convertir divises en euros

EXCEL ÉS UNA DE LES APLICACIONS de full de càlcul més utilitzada, coneguda i estesa entre els usuaris de l’ofimàtica. Es tracta d’un programa que permet realitzar tot tipus d’operacions matemàtiques, des de les més senzilles, com sumes, restes i divisions, fins a les més complicades, com funcions trigonomètriques. En aquest primer exercici, aprendrà a accedir a Excel i a obrir un document.

IMPORTANT

Pot crear automàticament un accés directe a Microsoft Excel en el seu Escriptori utilitzant l’opció Enviar a/Escritorio (crear acceso directo) del seu menú contextual.

1. Premi el botó Iniciar de la Barra de tasques de l’Escriptori de Windows i faci clic en l’opció Todos los programas.
2. Premi sobre la carpeta Microsoft Office i seleccioni el programa Microsoft Office Excel 2010.
   

   

   En el menú Inicio, dins l’element Todos los programas i de la carpeta Microsoft Office trobarà l’accés a Microsoft Office Excel.

3. Com a novetat d’Excel 2010 apareixerà una pantalla que, durant uns segons, permet cancel·lar el procés d’obertura i minimitzar la finestra del programa abans que arribi a carregar-se. Cancel·li l’arrencada des de la pantalla d’inici prement sobre el botó d’aspa situat a l’extrem superior dret.
   

   

   La pantalla d’obertura del programa permet cancel·lar el procés abans que es carregui el programa.

4. Torni a obrir Excel seleccionant l’accés que s’haurà situat al panell de programes freqüents del menú Inicio.
5. En iniciar la sessió de treball amb Microsoft Excel, ens trobem amb un full de càlcul en blanc format per les retícules que formen les cel·les en què s’introduiran les dades. El programa denomina per defecte Libro1 a aquest document, com pot observar en la Barra de títol. Per tancar el Libro1 premi en el botó d’aspa de l’extrem dret de la Cinta d’opcions.
   

   

   A la part superior, trobem la Barra deines d’accés ràpid i la Cinta d’opcions.

6. Automàticament es tanca la finestra del llibre de treball, i queda visible únicament la finestra del programa. Per obrir un nou document ha de dirigir-se a la pestanya Archivo, situada en el vèrtex superior esquerre de la finestra d’Excel. Faci clic en aquest botó per desplegar el seu menú.
   

   

   En la nova pestanya Archivo es troben les accions que més habitualment es duen a terme amb els arxius.

7. Aquest menú inclou les funcions més comunes del treball amb arxius, com obrir documents ja existents, crear nous fulls de càlcul, desar-los, imprimir-los, etc. En aquest moment, ja que no hi ha cap document, no estan totes les opcions disponibles. El botó Reciente permet obrir documents que hem fet servir recentment; si és la primera vegada que utilitza el programa no n’hi haurà cap. El botó Nuevo mostra opcions per a crear nous llibres. Premi sobre els dos botons per conèixer les diferents opcions que ofereixen.
8. En les opcions del comandament Nuevo veurà que pot triar entre obrir un llibre en blanc o bé basat en alguna de les plantilles que Excel posa a disposició de l’usuari. En aquest cas, seleccioni Libro nuevo fent doble clic o bé prement el botó Crear.
   

   

   En el comandament Nuevo haurà d’indicar si desitja crear un nou llibre en blanc o bé basar-lo en alguna de les plantilles predeterminades que Excel posa a la seva disposició.

Observi la Barra de títol del programa. S’ha obert un nou llibre en blanc que el programa ha denominat automàticament Libro2. Cada vegada que obri un nou llibre en una mateixa sessió, Excel li afegirà el número d’ordre corresponent.

IMPORTANT

La pestanya Archivo és una de les novetats de la versió Excel 2010 que més farem servir. En aquesta pestanya hi ha una gran quantitat de funcions del treball amb arxius.

LA BARRA D’EINES D’ACCÉS RÀPID es troba a l’esquerra de la Barra de títol i conté un grup d’icones corresponents a les accions més comunes que es duen a terme amb els documents: desar, desfer, refer i imprimir. Es tracta d’una barra personalitzable a la que és possible afegir noves icones des de la fitxa de personalització del quadre Opciones de Excel o bé utilitzant l’opció adequada del menú contextual de les diferents eines.

IMPORTANT

A més de poder configurar-se perquè mostri les icones de les accions més habituals dutes a terme per cada usuari, la Barra d’eines d’accés ràpid pot situar-se sobre la Cinta d’opcions, tal com apareix per defecte, o bé sota aquesta cinta. Per a això s’utilitza l’opció Mostrar debajo de la cinta de opciones del seu menú.

1. En aquest exercici veurem com afegir icones a la Barra d’eines d’accés ràpid de dos maneres diferents. Faci clic sobre el botó de punta de fletxa d’aquesta barra i premi sobre l’opció Más comandos.
   

   

   L’opció Más comandos del menú Personalizar barra de herramientas de acceso rápido dona pas al quadre Opciones de Excel en la seva fitxa Personalizar.

   En el menú Comandos disponibles en es pot escollir entre diferents categories de comandaments. Per defecte, es mostren els comandaments més utilitzats.

2. S’obre el quadre Opciones de Excel mostrant activa la fitxa Personalizar, on apareix un llistat de les diferents categories en què s’agrupen les eines. Premi, per exemple, sobre l’eina Abrir i faci clic en el botó Agregar.
3. Si acceptéssim l’operació, la icona del comandament Abrir apareixeria ja en la barra. Observi que la personalització d’aquesta barra pot afectar tots els documents que obrim amb Excel, o bé només el que es troba obert en aquest moment. Pot treure les icones que no desitgi seleccionant-les al quadre de la dreta i prement el botó Quitar. Igualment, amb les fletxes que es troben a la dreta del quadre d’icones és possible modificar l’ordre en què aquests es mostren en la barra. Premi el botó Restablecer.
   

   
4. Es mostraran dues opcions de restabliment i seleccionant la primera s’obrirà el quadre Restablecer personalizaciones. Premi el botó Sí per tornar l’aspecte original a la Barra d’eines d’accés ràpid i tanqui el quadre Opciones de Excel prement el botó Cancelar.
5. Hi ha una manera potser més ràpida d’afegir icones a aquesta barra. Imaginem, per exemple, que volem afegir el grup d’eines Celdas. A la pestanya Inicio de la Cinta d’opcions, faci clic amb el botó dret del ratolí sobre el títol del grup d’eines Celdas i, en el menú contextual que apareix, premi sobre l’opció Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido.
   

   

   Fent clic amb el botó dret sobre l’eina o grup d’eines que vulgui posar en la barra d’accés ràpid s’obrirà el menú contextual.

6. Com veu, no només és possible afegir icones, sinó també grups d’eines. Faci clic sobre la icona Celdas afegida a la Barra d’eines d’accés ràpid i, després de comprovar que inclou diverses eines de treball amb cel·les, torni a prémer sobre ella per ocultar-les.
   

   

   L’opció Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido afegeix a aquesta barra la icona del grup d’eines indicat. Totes les eines d’aquest grup apareixen en prémer sobre la seva icona.

Per eliminar icones de la Barra d’eines d’accés ràpid s’ha d’utilitzar l’opció Eliminar de la barra de herramientas de acceso rápido del seu menú contextual.

LA CINTA D’OPCIONS (anomenada Ribbon en anglès), s’ha dissenyat per facilitar la tasca de localitzar els comandandaments necessaris per a executar una acció. Cadascuna de les fitxes de la cinta reuneix els grups de comandaments relacionats amb una activitat concreta (inserir, dissenyar la pàgina, introduir fórmules, etc.). Per passar d’una fitxa a una altra n’hi ha prou amb prémer sobre la seva corresponent pestanya.

IMPORTANT

Fent doble clic sobre qualsevol de les pestanyes de la Cinta d’opcions, aquesta es contrau ocultant les opcions i mostra només les pestanyes de les diferents fitxes. Per restaurar-les només cal repetir el doble clic.

1. Per defecte, la fitxa que es mostra activa quan s’accedeix a Excel és Inicio. Per visualitzar el contingut de la fitxa Insertar, faci clic sobre la seva pestanya.
   

   

   Per passar d’una fitxa a una altra n’hi ha prou amb prémer sobre la seva pestanya. Les icones que apareixen en el títol d’alguns grups d’eines obren quadres de diàleg o panells de treball relacionats amb la categoria a què pertanyen les eines.

2. Observi que al costat del títol del grup d’eines Gráficos hi ha un petita icona. És l’iniciador de quadre de diàleg o de panell d’opcions. Premi sobre aquesta icona.
3. En aquest cas s’ha obert el quadre Insertar gráfico des del qual podem definir l’aspecte d’un gràfic. Tanqui’l prement el botó Cancelar.
4. A més de les vuit fitxes que apareixen per defecte en la Cinta d’opcions, hi ha una sèrie de fitxes d’eines contextuals que, per evitar confusions i mantenir organitzada la zona de treball, només apareixen quan es troba seleccionat l’element al qual les seves eines fan referència. Vegem un exemple. Faci clic sobre l’eina Tabla, en el grup d’eines Tablas de la fitxa Insertar.
   

   
5. Mantingui la informació que apareix al quadre Crear tabla y premi el botó Aceptar.
6. Automáticament es crea una taula en la cel·la seleccionada alhora que apareix en la Cinta d’opcions una nova fitxa, denominada Herramientas de tabla. Faci clic sobre el botó Más del grup d’eines Estilos de tabla.
   

   

   En inserir una taula en un full de càlcul, apareix en la Cinta d’opcions una fitxa d’eines pròpia d’aquest element. Aquest tipus de fitxes, que només apareixen quan es troben seleccionats determinats objectes o activades determinades vistes, són les fitxes contextuals.

7. Apareix així una completíssima galeria d’estils de taula. Amb el grup d’eines Estilos de tabla podem modificar l’aspecte de la taula. Situï el punter del ratolí sobre l’estil que prefereixi i comprovi com, abans d’aplicar aquest estil, el programa en mostra una vista prèvia sobre la taula que hem creat. Per aplicar definitivament aquest estil, premi sobre ell.
   

   

   La vista prèvia en directe permet comprovar l’aspecte que tindrà un element en aplicar-li un estil abans d’escollir-lo definitivament.

8. Faci clic en la cel·la A1, mantingui polsada la tecla Majúscules, faci clic a la cel·la A2 i premi la tecla Suprimir per eliminar la taula del full.

AL QUADRE OPCIONS D’EXCEL, AL QUAL S’ACCEDEIX des de la pestanya Archivo, disposem de diversos comandaments que ens permeten realitzar modificacions en l’entorn del programa.

IMPORTANT

Des de la categoria Idioma del quadre Opciones de Excel pot canviar l’idioma en què vulgui treballar.

1. Per començar, faci clic a la pestanya Archivo i premi sobre el comandament Opciones.
   

   

   Des de la fitxa General del quadre Opciones de Excel pot, entre altres coses, canviar el color de fons de l’aplicació, fer que apareguin etiquetes informatives en situar el punter del ratolí sobre les diferents eines, etc.

2. Des de la fitxa General podem fer que es mostri o no la Barra d’eines mini, amb les eines de la qual es pot modificar el format del contingut de les cel·les, habilitar o deshabilitar les vistes prèvies actives, etc. Vegem quines combinacions de colors ens ofereix el programa. Faci clic en el botó de punta de fletxa del camp Combinaciones de colores i triï l’opció Negro.
3. En l’apartat Al crear nuevos libros, podem definir el tipus i la mida de la lletra que usarà per defecte el programa així com establir la vista predeterminada per als fulls i el nombre de fulls que inclouran els nous llibres, que per defecte és 3. Per últim, en l’apartat Personalizar la copia de Microsoft Office podem canviar el nom d’usuari. Faci clic en la categoria Avanzadas del panell de l’esquerra.
4. En aquesta fitxa trobem altres opcions de configuració de l’entorn d’Excel. Canviarem ara el nombre d’arxius recents que mostrarà el programa a la pestanya Archivo. Desplaci’s cap avall amb la Barra de desplaçament vertical, faci doble clic al camp Número de documentos de la lista de documentos recientes i escrigui un altre valor.
5. També podem mostrar o ocultar la Barra de fórmules, les barres de desplaçament i les capçaleres de files i columnes. En l’apartat Mostrar, desactivi l’opció Mostrar barra de fórmulas.
   

   

   Les opcions per canviar el nombre de documents recents i per mostrar la Barra de fórmules i les capçaleres de fila i columna es troben en la fitxa Avanzadas del quadre Opciones de Excel.

6. Continuï baixant, desactivi l’opció Mostrar encabezados de fila y columna de l’apartat Mostrar opciones para esta hoja i premi el botó Aceptar per aplicar els canvis.
7. El canvi de color de fons de l’aplicació és evident, igual que la desaparició de les capçaleres de files i columnes i de la Barra de fórmules. Situï's en la fitxa Vista de la Cinta d’opcions prement sobre la seva pestanya.
8. Des d’aquí podem canviar les vistes del llibre, mostrar o ocultar elements, modificar el zoom i organitzar les finestres quan hi hagi més d’una oberta. Premi el botó del grup d’eines Mostrar i activi l’opció Barra de fórmulas.
9. Faci clic novament en el botó del grup d’eines Mostrar u ocultar y activi l’opció Títulos per tornar a mostrar les capçaleres.
   

   

   Des del grup d’eines Mostrar de la fitxa Vista és possible mostrar o ocultar el regle, les línies de quadrícula, la barra de missatges, la Barra de fórmules i els títols.

Per recuperar el color de fons de l’aplicació, haurà d’accedir novament a la fitxa General del quadre d’opcions.

ELS DOCUMENTS CREATS AMB EXCEL es denominen llibres. Cadascun d’ells es compon de diferents fulls de càlcul emmagatzemats en un mateix arxiu. Un full de càlcul és una quadrícula rectangular formada per una determinada quantitat de cel·les organitzades en files i columnes.

IMPORTANT

Els arxius de tipus llibre de la nova versió d’Excel s’identifiquen per la seva extensió .xlsx. És convenient conservar aquesta extensió encara que es modifiqui el nom de l’arxiu.

1. En la Barra de títol apareix el nom assignat per defecte a un document d’Excel. Faci clic a la pestanya Archivo i tanqui el llibre prement sobre l’opció Cerrar.
   

   

   Si tanca un llibre en què ha realitzat canvis, apareixerà un quadre de diàleg que li pregunta si desitja desar-los.

2. Si ha realitzat canvis en el llibre, el programa li preguntarà si desitja emmagatzemar-lo en l’equip. Al quadre de diàleg, premi el botó No guardar.
3. Torni a prémer sobre la pestanya Archivo. Per defecte apareixerà seleccionada la fitxa Nuevo. Per crear un llibre en blanc seleccioni l’opció Libro en blanco i faci clic sobre el botó Crear, o bé faci doble clic directament sobre l’opció Libro en blanco.
4. Observi el títol del nou llibre que, igual que el primer amb què hem practicat, està compost per 3 fulls. A continuació, editarem l’etiqueta del primer d’aquests fulls. Faci doble clic sobre la pestanya Hoja1 situada al peu de la pantalla per mostrar-la en mode d’edició, escrigui un nou nom per al full i premi la tecla Retorn.
   

   

   Pot canviar el nom dels 3 fulls que per defecte contenen els llibres, modificar la seva ubicació i afegir nous fulls.

5. Per obrir un llibre que tingui desat en el seu equip, faci clic a la pestanya Archivo i premi sobre el comandament Abrir.
   

   

   L’opció Abrir de la pestanya Archivo condueix al quadre de diàleg Abrir, on haurà de localitzar i seleccionar l’arxiu que desitja obrir. La combinació de tecles que obre aquest quadre és Ctrl+A.

6. Si no té cap document d’Excel guardat al seu ordinador li recomanem que es descarregui de la nostra pàgina web el document Puntos.xlsx i el desi en el seu equip. Al quadre de diàleg Abrir, localitzi i seleccioni l’arxiu que vulgui obrir i premi el botó Abrir. (Si no fa servir l’arxiu Puntos.xlsx li recomanem que sigui un full de càlcul amb text i números.)
7. Seleccioni una cel·la amb contingut i comprovi que aquest apareix també a la Barra de fórmules, tant si és de text com numèric.
8. En el cas que es tracti del resultat d’una fórmula, com en la imatge , en la barra apareixerà l’operació en qüestió. Per eliminar el contingut d’una cel·la, seleccioni-la i premi la tecla Suprimir.
   

   

   En modificar els components d’una fórmula, el resultat final s’actualitza de manera automàtica i es mostra en la cel·la corresponent.

9. Si aquesta cel·la intervé en una fórmula, podrà veure com aquesta s’actualitza de forma automàtica. Després de conèixer el funcionament bàsic d’un full de càlcul, desi els canvis realitzats en el seu document si ho desitja prement la icona Guardar, representada per un disquet en la Barra d’eines d’accés ràpid.
   

   

IMPORTANT

També pot canviar el nom dels fulls utilitzant l’opció Cambiar nombre del menú contextual de les seves etiquetes.

ELS LLIBRES D’EXCEL PODEN CREAR-SE EN BLANC o bé poden basar-se en un document ja existent o en una de les múltiples plantilles que el programa posa a disposició de l’usuari. Quan es crea un document en blanc, el programa es limita a assignar un nom provisional al fitxer en la Barra de títol i a mostrar totes les cel·les buides.

IMPORTANT

La fitxa General del quadre Opciones de Excel disposa d’un apartat, Al crear nuevos libros, que li permet determinar l’aspecte que tindran els nous llibres que vagi creant.

1. Per refrescar la seva memòria, faci clic a la pestanya Archivo i premi sobre l’opció Nuevo.
   

   

   En el comandament Nuevo de la pestanya Archivo ha d’escollir entre crear un llibre en blanc, basat en una plantilla o basat en un altre document.

2. S’obre la fitxa Nuevo on hem d’indicar si el nou llibre serà un llibre en blanc o bé estarà basat en una plantilla o en un llibre ja existent. Mantingui seleccionada l’opció Libro en blanco i premi el botó Crear.
3. El llibre creat mostra totes les cel·les en blanc i amb les dimensions establertes per defecte. Tanqui’l prement el botó d’aspa de la seva Cinta d’opcions. (Recordi que si prem el botó d’aspa de la Barra de títol es tancarà el programa.)
   

   

   El botó d’aspa de la Barra de títol d’Excel tanca l’aplicació i, per tant, tots els llibres que es trobin oberts. El botó d’aspa de la Cinta d’opcions, per la seva banda, tanca el document actiu.

4. Ara crearem un llibre nou a partir d’un altre que ja existeix i que haurà de tenir desat en el seu equip. Premi novament sobre la pestanya Archivo i faci clic en l’opció Nuevo.
5. En les opcions disponibles seleccioni amb un clic Nuevo a partir de existente.
   

   

   L’opció Nuevo a partir de existente obre el quadre en què ha d’escollir el llibre d’Excel en què es basarà el que crearà.

6. Apareix la finestra Nuevo a partir de libro existente que mostra els arxius emmagatzemats a la seva carpeta Documentos. Seleccioni el llibre d’Excel en el que desitgi basar el nou i premi el botó Crear nuevo.
7. Aparentment, el contingut de l’arxiu coincideix amb l’original però hi ha una diferència: Excel ha afegit el número 1 al final del títol. D’aquesta manera, pot crear un document nou aprofitant la mateixa estructura i contingut del que acaba d’obrir. Com que en aquest exemple no realitzarem cap modificació no cal que desem el llibre nou. Premi el botó d’aspa de la Cinta d’opcions per tancar-lo i donar per acabat l’exercici.
   

   

   Després de seleccionar l’arxiu i prémer el botó Crear nuevo, el programa obre un nou llibre basat en el seleccionat i al seu nom li afegeix el número d’ordre corresponent.

PER INTRODUIR DADES EN UNA CEL·LA, n’hi ha prou amb què aquesta es trobi seleccionada i escriure-hi directament. Reconeixem quina és la cel·la seleccionada o activa perquè es troba envoltada de vores negres i perquè la columna i la fila que la identifiquen es poden llegir al quadre de noms.

IMPORTANT

En la Barra de fórmules sempre es mostra el contingut de la cel·la seleccionada.

1. Si una cel·la té contingut, n’hi ha prou amb escriure directament sobre ella per canviar-lo per un altre. Amb la cel·la C5 seleccionada, introdueixi la xifra 325 i premi la tecla Retorn.
   

   

   Si una cel·la té contingut i es prem sobre ella, es pot escriure directament per substituir el contingut per un altre.

   Si la cel·la seleccionada no tè contingut, la Barra de fórmules es mostra en blanc.

   La icona Introducir mostra un signe de verificació i està situada a l’esquerra de la Barra de fórmules.

2. El cursor es desplaça cap avall, segons el que estableix el quadre d’opcions del programa, i el contingut desapareix de la Barra de fórmules per trobar-nos ara en la cel·la C6, que està buida. Escrigui, per exemple, la paraula mesa.
3. En la Barra de fórmules, a l’esquerra del text que estem introduint, apareixen tres botons. El que mostra una marca de verificació executa la funció Introducir sense desplaçar la cel·la activa. Premi’l.
4. El text s’ha introduït i el cursor de text ha desaparegut. Farem una altra prova escrivint un nou text des del teclat. Escrigui, com exemple, la paraula silla.
   

   

   De manera predeterminada, els textos s’alineen a l’esquerra i els números a la dreta. És possible canviar la configuradó d’alineació de les cel·les des del quadre Formato de celdas amb què treballarem més endavant.

   Per desplaçar-se per les cel·les, pot utilitzar les tecles de direcció o bé prémer directament sobre la cel·la que desitja seleccionar.

5. El text s’introdueix i elimina el contingut anterior. Fins ara hem vist que tant la tecla Retorn com el botó Introducir de la Barra de fórmules serveixen per confirmar l’entrada de dades. Per acabar aquest senzillíssim exercici, farem servir una de les tecles de direcció per realitzar aquesta mateixa operació. Premi la tecla de direcció cap a la dreta del seu teclat per fer efectiva la introducció de les dades i seleccionar la cel·la D6.
6. Si vol modificar una cel·la amb contingut però no substituir-lo completament pot seleccionar la cel·la i editar-ne el contingut sobre la Barra de fórmules o bé fer doble clic sobre la cel·la. Situï el punter del el ratolí sobre la cel·la D6, faci doble clic per activar el mode d’edició i modifiqui el text escrivint sillas.
   

   

En resum, per fer efectiva la introducció de les dades, pot procedir-se de diferents maneres: prémer la tecla Retorn, seleccionar una altra cel·la amb el cursor, prémer una tecla de direcció al teclat o fer clic en el botó Introducir de la Barra de fórmules.

PER INSERIR UN NOU FULL ES PODEN UTILITZAR mètodes diferents. El botó Insertar de la fitxa Inicio té l’opció Insertar hoja. També es pot fer servir la icona Insertar hoja de cálculo que apareix a la dreta de les etiquetes dels fulls, o bé l’opció Insertar del menú contextual de les etiquetes. El nou full de càlcul se situarà sempre a l’esquerra del que es trobi seleccionat.

IMPORTANT

Si desitja inserir diversos fulls de càlcul alhora, mantingui pressionada la tecla Majúscules i, a continuació, seleccioni el mateix nombre de fulls existents que els que desitja inserir en el llibre obert.

1. Un llibre d’Excel té per defecte 3 fulls. Aquesta configuració inicial es pot modificar al quadre Opciones de Excel, encara que és recomanable no fer-ho i afegir els fulls en el llibre només quan sigui necessari. Faci clic a la pestanya Archivo i premi sobre el comandament Opciones.
   

   

   Accedeixi al quadre Opciones de Excel i comprovi que el programa inclou per defecte 3 fulls quan creem un nou llibre.

2. Observi que al camp Incluir este número de hojas de l’apartat Al crear nuevos libros, apareix per defecte el número 3. Premi el botó Cancelar per tancar el quadre Opciones de Excel.
3. Ara inserirà un full en el seu llibre. Faci clic en el botó de punta de fletxa de l’eina Insertar, en el grup Celdas de la fitxa Inicio, i premi en l’opció Insertar hoja.
   

   

   Pot inserir un full de càlcul en un llibre fent servir l’opció Insertar hoja del comandament Insertar, inclòs en el grup d’eines Celdas de la fitxa Inicio.

4. El nou full se situa a l’esquerra del que es trobava seleccionat i pren el nom de Hoja4 seguint un ordre correlatiu. Ara vegem un altre sistema d’inserir un full i desplaçar-lo. Faci clic amb el botó dret del ratolí sobre la pestanya Hoja3.
5. Com pot veure, aquest menú contextual ens permet canviar el nom dels fulls, moure’ls o copiar-los, protegir-los, ocultar-los, etc. Faci clic sobre l’opció Insertar.
   

   

   El comandament Insertar del menú contextual de les etiquetes de full obre el quadre de diàleg del mateix nom, en el que podem escollir el tipus de full que volem inserir.

6. S’obre el quadre de diàleg Insertar, en el qual podem veure alguns dels objectes que es poden inserir en un llibre d’Excel. L’opció Hoja de cálculo ja es troba seleccionada. Premi el botó Aceptar d’aquest quadre.
7. Per situar aquests fulls on més ens interessi podem arrossegarlos amb el ratolí d’un en un, però, en aquest cas, utilitzarem un altre mètode que ja coneixem. Faci clic amb el botó dret del ratolí sobre la pestanya de la Hoja4 i seleccioni l’opció Mover o copiar del menú contextual.
8. En la llista d’opcions del quadre de diàleg Mover o copiar, seleccioni l’opció Mover al final i premi el botó Aceptar.
   

   

   Al quadre Mover o copiar podem especificar on volem situar els fulls que volem moure o copiar.

9. Per acabar insereixi un nou full al final del llibre usant la icona Insertar hoja de cálculo, situada a la dreta de les etiquetes de full.
   

   

   Utilitzi la icona Insertar hoja situada al costat de les etiquetes de fulls per inserir un nou full en blanc. Recordi que també pot fer-ho fent servir la combinació de tecles Majúscules+F11.

10. Aquesta és potser la manera més ràpida i senzilla d’inserir fulls. Més endavant veurem com eliminar-los. Per acabar aquest senzill exercici, desi els canvis realitzats prement la icona Guardar de la Barra d’eines d’accés ràpid.

HI HA MOLTES MANERES DE DESPLAÇAR-SE per un full de càlcul. Els desplaçaments poden aconseguir-se fent servir el ratolí, les tecles o les combinacions de tecles. Per la seva banda, el desplaçament als diferents fulls d’un llibre s’aconsegueix prement sobre l’etiqueta del full a què es vol accedir.

IMPORTANT

Pot utilitzar el quadre Ir a per accedir directament a una cel·la concreta d’un full. Per a això, ha d’introduir al camp Referencia primer el nom del full i, darrera d’un signe d’admiració tancat, el nom de la cel·la. (Exemple: Hoja1!A3).