Carola Reiner
Planen statt verplant werden
Die Entwicklung hauswirtschaftlicher Konzepte
Verlag Neuer Merkur GmbH
Impressum
Vorwort
1 Sinn und Zweck von hauswirtschaftlichen Konzepten
1.1 Einführung
1.2 Was ist ein Konzept?
1.3 Was ist ein Hauswirtschaftskonzept?
1.4 Hauswirtschaftskonzept – wozu?
1.5 Gesetzliche Grundlagen
1.6 Selbstverpflichtung zur Qualität
1.7 So können Sie es angehen
2 Ziele und Aufgaben der Hauswirtschaft
3 Leistungsbeschreibungen
3.1 Einführung
3.2 Leistungsbeschreibung Hausreinigung eines Eltern-Kind-Kurhauses
3.3 Leistungsbeschreibung Verpflegung einer Senioreneinrichtung nach dem Hausgemeinschaftskonzept
3.4 Leistungsbeschreibung Wäscheversorgung einer Behinderteneinrichtung
3.5 Leistungsbeschreibung Hausgestaltung einer Reha-Klinik
3.6 Leistungsbeschreibung der Haustechnik eines Tagungshauses
4 Vergabe oder Eigenleistung
4.1 Einführung
4.1.1 Vergabe von klassischen hauswirtschaftlichen Leistungen
4.1.2 Vergabe anderer Leistungen
4.1.3 (K)eine Frage der Kosten
4.1.4 Vergabe – pro und contra
4.1.5 Wie beschreibe ich vergebene hauswirtschaftliche Leistungen?
4.2 Entscheidung für die Vergabe
4.3 Entscheidung für die Eigenleistung
5 Das Hauswirtschaftskonzept verschriftlichen
Anhang
Mehr Hauswirtschaft im MDK-Prüfkatalog
Anhang
Qualitätsmanagementsysteme: was ist was?
QM-Systeme
EQA-/EFQM-Modell
DIN EN ISO 9000 ff (Version 2000)
Spezielle QM-Systeme für den Gesundheitsbereich
Stichwortverzeichnis
Beraterprofil
Wer aufhört, besser werden zu wollen,
hört auf, gut zu sein.
Marie von Ebner-Eschenbach
Oft wird in Einrichtungen gut gearbeitet, Abläufe stimmen und man könnte sich fragen: wozu jetzt noch ein Hauswirtschaftskonzept? Einer der Gründe ist, dass Außenstehende erkennen sollten, dass es gut funktioniert – und vor allem warum. Hierzu sind Hauswirtschaftskonzepte ein geeignetes Mittel. Auch durch den Medizinischen Dienst der Krankenkassen (MDK), der im Prüfungskatalog explizit nach Hauswirtschaftskonzepten fragt, wurde das Thema deutlich forciert.
Nicht zuletzt sind hauswirtschaftliche Konzepte auch für die Einrichtungen ein großer Gewinn, stellen sie doch sicher, dass auch in Zeiten von Urlaub oder Fluktuation der rote Faden und die Professionalität einer Einrichtung erhalten bleiben.
Doch jedes Konzept ist nur so wertvoll, wie es mit Leben erfüllt wird gegenüber den Mitarbeitern, Bewohnern oder Kunden. Den wichtigen Baustein zur Erstellung eines hauswirtschaftlichen Konzepts bietet Ihnen Carola Reiner von der CCR Unternehmensberatung mit diesem Buch innerhalb der rhw-profi-Reihe – wie ich finde auch auf sehr menschliche und praxisbezogene Art – und damit die vielleicht vorhandene Angst gegenüber Neuem nehmend.
München im Oktober 2008
Robert Schwabe
Wer als Hauswirtschaftsleitung eine neue Stelle antritt oder die Leitung eines neuen Bereiches übernimmt, übernimmt mit dem zur Verfügung stehenden Personal meist auch ein bereits vorhandenes Konzept.
Je nachdem, wie der Bereich vor Ihrer Zeit geführt wurde, ist das Konzept beschrieben und allen Mitarbeiterinnen bekannt oder es befindet sich als ungeschriebenes Gesetz in den Köpfen der Beteiligten.
Möglicherweise besteht aber auch noch gar kein Konzept für die Hauswirtschaft und die Mitarbeiterinnen erledigen ihre Aufgaben, wie sie es seit Jahren gewohnt sind. Und das muss noch nicht einmal schlecht sein.
Denn ganz egal, ob das Hauswirtschaftskonzept verschriftlicht ist oder nicht:
jeder Mensch handelt nach irgendeinem Konzept.
Auch wenn es ihm vielleicht gar nicht bewusst ist.
Der Begriff Konzept lässt sich definieren als eine Idee, einen Plan, eine der eigenen Handlungsweise zugrunde liegende Anschauung, vielleicht sogar als eine Aussage zum Menschenbild des Handelnden.
Konzepte begegnen uns im Alltag überall:
• die Werbeindustrie erarbeitet Marketing-Konzepte zur Vermarktung neuer oder bestehender Produkte,
• Politiker übertrumpfen sich insbesondere im Wahlkampf gegenseitig mit Konzepten zur Stärkung der Wirtschaft, zur Senkung der Arbeitslosenquote, zur Integration von Einwanderern etc.,
• Lehrer, Dozenten und Referenten haben Konzepte zur Vermittlung bestimmter Seminarinhalte,
• etc.
Diese Reihe ließe sich endlos fortsetzen.
Arbeitet ein Mensch einfach drauf los, anscheinend ohne nachzudenken, was er da tut und warum, bezeichnen wir ihn als konzeptionslos.
In einem Konzept werden neben Leistungen auch beschrieben, wie diese Leistungen erreicht werden sollen und so die Qualität gesichert wird.
Wir stellen also dar, was wir tun und warum wir es so und nicht anders tun.
Im Kleinen und Alltäglichen passiert dies in unserem Kopf, meist ohne dass wir bewusst darüber nachdenken. Bei komplexen Vorgängen funktioniert das nicht mehr: wir brauchen ein schriftliches Konzept zur Orientierung.
Im Hauswirtschaftskonzept wird den Kunden dargelegt, welche Leitidee dem Handeln der Mitarbeiterinnen zugrunde liegt und nach welchen Gesichtspunkten diese umgesetzt wird.
Wir beschreiben, welche Leistungen wir erbringen und welche Ziele wir damit verfolgen.
Doch neben der reinen Leistungsbeschreibung gehört ins Hauswirtschaftskonzept noch die Darstellung der Rahmenbedingungen, unter denen die Leistungen erbracht werden:
• Welche Räumlichkeiten stehen uns zur Verfügung?
• Wie viele Mitarbeiterinnen haben wir, in welchem Beschäftigungsumfang, mit welcher Qualifikation?
• Was tun wir zur Qualifizierung unserer Mitarbeiterinnen?
• Erbringen wir alle Leistungen selbst oder sind Leistungen vergeben?
• Wie funktioniert die Kommunikation mit den anderen Leistungsbereichen unserer Einrichtung?
• Wie überprüfen wir, ob wir bei der Leistungserbringung die gewünschte Qualität erreichen?
Dabei sind Hauswirtschaftskonzepte Teil der Gesamtkonzeption einer Einrichtung.
Auf Grundlage der einrichtungsspezifischen Leitidee und -ziele werden die Ziele der Hauswirtschaft und deren Angebote formuliert. Hauswirtschaftliche Dienstleistungen spiegeln somit die Leitgedanken einer Einrichtung wieder.
Einbettung des Hauswirtschaftskonzepts ins Qualitätsmanagement
Aus den Zielen der Einrichtung leiten sich die Ziele der hauswirtschaftlichen Bereiche ab.
Aus den Zielen der hauswirtschaftlichen Bereiche leiten sich deren Aufgaben ab.
Aus den Aufgaben der hauswirtschaftlichen Bereiche leiten sich die Leistungsbeschreibungen ab.
Aus den Leistungsbeschreibungen leiten sich die Verfahrensanweisungen für die Mitarbeiter, Standards und Prozessbeschreibungen ab.
Ein Hauswirtschaftskonzept zu entwickeln ist mit Arbeit verbunden.
Man kann sich natürlich fragen, wozu das gut sein soll. Bisher lief es ja auch. Doch die Zeiten, in denen es ausreichte, dass es lief, sind vorbei.
Auch hauswirtschaftliche Abteilungen müssen sich fragen lassen, ob ihre Leistungen noch angebracht sind, ob Qualität und Kosten in einem annehmbaren Verhältnis stehen oder ob man vielleicht auf die eine oder andere Leistung verzichten kann. Und dieser Verzicht auf Leistungen bringt in aller Regel einen Verzicht auf Stellenanteile mit sich.
Packen Sie also den Stier bei den Hörnern und entwickeln Sie Ihr hauswirtschaftliches Konzept, noch bevor Ihnen die oben genannten Fragen gestellt werden. Wenn Sie es nicht tun, werden es früher oder später andere tun.
Neben der Darstellung der Leistungsfähigkeit Ihrer Abteilung können Sie durch das Entwickeln eines Hauswirtschaftskonzepts folgendes erreichen:
Mitarbeitermotivation
Die Darstellung der hauswirtschaftlichen Leistungen erzeugt Orientierung und motiviert Mitarbeiter, da Abläufe transparent gemacht, Verantwortlichkeiten festgelegt und Ziele ihrer Arbeit dokumentiert werden.
Information für Kunden
Für Kunden der Einrichtung stellt das Konzept eine Informationsquelle dar, der sie entnehmen können, auf welche Leistungen sie zurückgreifen können.
Personalkalkulation
Dokumentierte Arbeitsabläufe stellen eine Rechtfertigungsgrundlage für die Abteilung Hauswirtschaft und der dazugehörigen Mitarbeiter dar und gibt die Möglichkeit, die Anzahl der erforderlichen Stellen zu bestimmen.
Qualitätsmanagement
Ein Hauswirtschaftskonzept ist formgebend, um die Qualität zu definieren und darzustellen, zu sichern und auf Dauer zu gewährleisten. Sie stellt die Grundlage für eine Qualitätsmanagement-Überprüfung dar.
Kalkulation von Leistungen
Aus wirtschaftlicher Sicht erleichtert die Dokumentation der bisherigen Leistungen die Weiterentwicklungen von Angeboten und ist beispielsweise hilfreich für die Erstellung von Businessplänen.
Anhand der Leistungs- und Qualitätsbeschreibungen lassen sich vorhandene und neue hauswirtschaftliche Prozesse leichter kalkulieren.
Marketinginstrument
Mithilfe der Darstellung der hauswirtschaftlichen Leistungen kann sich Ihre Einrichtung von anderen abgrenzen. Nutzen Sie das Hauswirtschaftskonzept als Werbemittel!
Eine gesetzliche Verpflichtung zur Erstellung eines Hauswirtschaftskonzeptes existiert nicht.
Für viele Einrichtungen gelten jedoch Vorschriften und Verordnungen, die sie dazu verpflichten, ihre Leistungen in einer überprüfbaren Qualität zu erbringen.
Nachfolgend eine Übersicht der gesetzlichen Verpflichtungen zur Qualität:
• VO EU 852/2004: Risikobewertung von Gefahren, betriebseigenes System der Hygienequalität zum Schutz der Verbraucher.
• Arbeitsschutzgesetz: Beurteilung der Arbeitsbedingungen.
• Sozialgesetzbuch V: Sicherung der Qualität der Leistungserbringung.
• Sozialgesetzbuch XI: Qualitätssicherung, Leistungs- und Qualitätsnachweise.
• Sozialgesetzbuch XII: Vereinbarungen über Inhalt, Umfang und Qualität der Leistungen.
• Heimgesetz (HeimG): angemessene Wohnqualität.
Für Altenhilfeeinrichtungen fordert der Medizinische Dienst der Krankenversicherung (MDK) seit April 2006 neben weiteren Punkten zur Qualitätssicherung das Einführen eines betriebseigenen Hauswirtschaftskonzepts.
Es ist durchaus möglich, dass diese Verpflichtung in den nächsten Jahren auch auf andere Einrichtungen ausgeweitet wird.
Im Anhang finden Sie eine Auflistung aller für die Hauswirtschaft in der stationären Altenhilfe relevanten Fragen aus dem MDK-Prüfkatalog, sowie Vorschläge für die Umsetzung in der Praxis.
Auch das Pflegeweiterentwicklungsgesetz (PfWG), das im Juli 2008 in Kraft getreten ist, stellt den Qualitätsgedanken weiter in den Vordergrund:
• MDK-Prüfungen sollen in Zukunft nicht mehr wie bisher (statistisch gesehen) alle fünf Jahre, sondern jährlich stattfinden. Dies wird mit Sicherheit dazu führen, dass mehr Personal beim MDK eingestellt wird. – Vielleicht bewerben Sie sich als Prüfer/in für Hauswirtschaft?
• Über Altenhilfe-Einrichtungen, denen bei Qualitätsüberprüfungen gravierende Mängel attestiert wurden, kann ein Aufnahmestopp verhängt werden. Durch diesen Aufnahmestopp kann ein Heim zur Beseitigung massiver Mängel oder Aufgabe des Versorgungsvertrags durch Austrocknen gezwungen werden.
• Zukünftig ist der MDK dazu verpflichtet, Heime auf Wunsch zu beraten. Auf diese Weise können evtl. Unstimmigkeiten, die sich bei den Qualitätsprüfungen ergeben, vorab aus dem Weg geräumt werden.
• Die Veröffentlichung der Qualitätsberichte ist die vermutlich in seinen Auswirkungen weitreichendste Veränderung, die mit diesem Gesetz beschlossen wurde. Hier soll in Zukunft durch wenige Symbole (z. B. Sterne) dem Bürger vermittelt werden, wie es um die Qualität eines Pflegeheims bestellt ist. Wie objektiv die Kriterien hierfür gewählt werden und ob sie auch den Kriterien der Pflegebedürftigen entsprechen, ist allerdings bisher nicht klar.
Neben den gesetzlichen Grundlagen lässt sich die Verpflichtung zur Qualität auch aus den Leitbildern, Unternehmensgrundsätzen und Grundlagen der Qualitätsmanagementsysteme der Einrichtungen ableiten.
Das Stichwort Qualitätsmanagement ist in aller Munde und macht auch vor den hauswirtschaftlichen Abteilungen nicht halt.
Ihre Mitarbeiterinnen setzen die Inhalte Ihres Hauswirtschaftskonzepts um und gestalten nach ihm die Arbeitsabläufe. Deshalb kann ein Konzept nicht am grünen Tisch entstehen, sondern nur unter Beteiligung der Mitarbeiterinnen. Entwickeln Sie es also gemeinsam.
Dies kann in Form eines Qualitätszirkels, Hauswirtschaftskreises, im Rahmen von Dienstbesprechungen oder sonstiger Kommunikationswege geschehen. Nutzen Sie das Potenzial Ihrer Mitarbeiterinnen und denken Sie daran:
Niemand kennt die Arbeitsabläufe so gut, wie diejenige, die sie ausführt!
Natürlich wird sich nicht jede Mitarbeiterin gleichermaßen für diese Aufgabe begeistern. Doch Sie werden erstaunt sein, wie viele Mitarbeiterinnen sehr wohl über den Sinn und Zweck ihrer täglichen Arbeit nachdenken und wie viele Ideen und Anregungen zur Arbeitserleichterung, aber auch zur Qualitätsverbesserung Sie erhalten werden!
Zu Beginn sollten Sie sich über die folgenden Fragen klar werden:
• Was sagt das Leitbild der Einrichtung aus, was bedeutet es für die Hauswirtschaft ?
• Mit welchen Zielen bieten wir welche Leistung in welcher Qualität an? Mit welchen Mitarbeitern bieten wir sie an? Unter welchen rechtlichen, räumlichen und organisatorischen Bedingungen bieten wir die Dienstleistungen an?
• Wie gestalten wir Schnittstellen? Wie dokumentieren wir unsere Prozesse? Wie überprüfen wir die Ergebnisqualität der hauswirtschaftlichen Dienstleistung?
• Wie prüfen wir, ob unsere gesetzten Ziele erreicht wurden?
• Wie trägt die Hauswirtschaft zur ständigen Qualitätsverbesserung der Einrichtung bei?
Fassen Sie die Ergebnisse kurz zusammen und bedenken Sie dabei:
Wer sich ein Hauswirtschaftskonzept anschaut, möchte keinen Roman lesen, sondern sich über die Leitgedanken zur Qualität der Unterkunft und Verpflegung einer Einrichtung informieren.