Agenda et gants de velours
Immersion dans le quotidien de personnalités hors pair au service des dirigeants et de leur entreprise.
Nous souhaiterions remercier :
Tous les assistants et assistantes sans qui ce livre n’aurait jamais vu le jour !
M. Jean-Michel Morin, professeur de sociologie pour son regard bienveillant et pour ses conseils,
Mme Virginie Deryckx et Mme Isabelle de Champsavin d’avoir accepté de partager leur expertise,
Mme Dominique Veinante et Séverine, pour leur relecture attentive,
M. Sébastien Ladaique-Dzierwuk pour son aide,
M. et Mme de Sarthe pour leur infinie patience,
Mais également :
M. François-Alexandre Bertrand, M. Patrick Chassagne, M. Yves Corcelle, M. Stanislas Delepoulle, Mme Carole Doménech-Cabaud Fontanel, M. Jérôme Dupuy, Mme Margaux Gilquin, M. Serge Guarino, M. Pierre-Emmanuel Helaine, M. Patrick-Marie Herbe, M. Erwan Kezzar, M. Nicolas Marsiglia, M. Beatrice Martini, Mlle Musso, M. Bertrand Petit, M. Guillaume Pineau-Valencienne, M. Jean Luc Pradier, Me Jacques Sagot, M. Daniel Samson, M. Thibaud Sarrazin Boespflug, Mme Gaëlle Sun, M. Charles Van Haecke, M. Philippe Villette, M. Mikaël Von Moller, M. Olivier Vu.
Un remerciement tout particulier à Mme Sophie Nouvel et Mme Monique Jany de la FFMAS et à Mme Sylvie Alves d’AssistantePlus.
Ainsi qu’à toutes les personnes croisées, qui au cours d’une conversation nous ont permis d’avancer et ainsi d’atteindre notre objectif.
Merci à tous !
Homéric de Sarthe :
Né un 29 février 1988, Homéric est passionné par la Chine, les nouvelles technologies et l’entrepreneuriat.
De 2008 à 2015, il réside en Chine. D’abord à Shanghai où il effectue une partie de ses études de commerce avant d’être embauché par le cabinet de conseil en ressources humaines et chasseurs de têtes Dragonfly Group. Il ouvre et gère leur bureau à Shenzhen. Par la suite, il crée deux sociétés (Hintside, création et fabrication de produits hardware puis Shosha, dans le numérique).
Fin 2015, il revient en France et monte une nouvelle structure, Hinvictus. Cette société de conseil permet d’accompagner les entreprises qui cherchent à évoluer dans les nouvelles technologies et/ou à s’installer sur le marché chinois.
En avril 2017, il rejoint en qualité de responsable commercial, la société BEAR (www.bear2b.com), spécialisée dans la réalité augmentée et ses cas d’usages.
Ce sont ses rencontres avec des assistants et assistantes de direction qui ont suscité chez lui l’envie d’écrire ce livre. Impressionné par leur implication, allant jusqu’à la dévotion pour leur patron et/ou l’entreprise, il a voulu leur donner la parole et ainsi rendre hommage à leur travail. Ce livre est une volonté de partager et de faire prendre conscience des combats quotidiens qu’ils et elles mènent, dans leurs entreprises respectives comme de vrais entrepreneurs au service des dirigeants.
Autre participation dans le cadre de l’association InnoCherche, La disruption digitale - comment décoder et transposer, livre édité aux éditions Leduc.
Catherine Dzierwuk :
« Je n’aurais jamais eu l’idée d’écrire sur les assistantes de direction, si Homéric ne m’en avait fait la proposition. Cette improbable rencontre nous a permis de vivre au cours de cette recherche et de cette écriture, ce que vit « ce couple de travail » et qui est décrit tout au long de ces pages. »
Catherine a commencé sa carrière professionnelle par les relations publiques et les relations presse, avant l’arrivée d’internet. Mais un accident cérébral a bouleversé ses projets. Son accident lui a toutefois permis de découvrir des capacités et compétences en écriture et en créativité.
Dotée d’un fort intérêt pour l’homme et son humanité, elle expérimente et explore les systèmes de communication sous toutes leurs formes. L’écrit est le média où elle est le plus en contact avec elle-même.
Elle a d’abord écrit des chroniques sociétés publiées sur lemonde.fr, des nouvelles brèves puis s’est lancée dans l’écriture de livres, tout en animant des ateliers de créativité.
Sa créativité est centrée sur l’écrit, l’art et les nouvelles technologies. Elle participe à des projets entrepreneuriaux.
Marguerite Deneuville :
Après une classe préparatoire aux Ateliers de Sèvres de Paris suivie une première année en graphisme à l’ECV Paris, elle part à Bruxelles afin de se spécialiser dans l’illustration pendant 3 ans. Après 5 ans de belle vie à Bruxelles elle revient poser ses valises à Paris où elle commence à travailler pour l’édition jeunesse, puis s’ouvre à l’édition en général. Marguerite travaille pour plusieurs magazines (le journal de mickey, tangente magazine, l’infirmière magazine...)
Ses dessins se retrouvent sur plusieurs supports et pour des thèmes variés, elle dessine des couvertures de livre, fait des illustration pour des sites internets, des blogs, du textile, des commandes privées, des animations live en événementiel où elle dessine en temps réel.
Pour ses commandes elle travaille principalement sur tablette graphique, mais dès qu’elle le peut elle remplit ses carnets à l’encre et la plume, l’aquarelle, le lavis etc.
En 2018, ses dessins feront l’objet d’expositions en galerie et elle sortira sa première BD !
Elle aime le papier et les carnets, mais par dessus tout rêve de travailler pour la littérature et pouvoir illustrer des romans.
Vous pouvez retrouver son travail sur www.margueritedeneuville.com
Nous avons, en tant qu’êtres humains, une capacité extraordinaire à avoir des idées et des avis. Certaines personnes ont plusieurs idées par jour, d’autres une par mois. C’est à géométrie variable. Pour les avis, c’est encore une autre histoire. Chacun peut se permettre d’avoir un avis sur tout ou presque.
Quand bien même, j’ai eu un matin l’idée et la volonté de faire un livre sur les assistantes de direction, c’était justement parce que mon opinion sur ces personnes et leur profession était celle d’un adolescent en 3e à qui on refuse un entretien pour un stage.
Je suis resté pendant plusieurs années sur cette idée que les assistantes jouent le rôle de défenseur, de barrage pour assurer qu’aucun malotru ne viendra déranger l’Alpha.
Il m’a fallu plus de trois ans avant de remettre cette idée au goût du jour. Plusieurs raisons à cela.
Tout d’abord, la distance. Je n’étais pas en France, ce qui complique la tâche pour rencontrer son sujet d’étude.
Ensuite, je n’avais pas de Robin (dans le cas de Catherine, il s’agit plutôt de Wonderwoman), pour m’accompagner dans cette aventure.
Enfin, je n’avais aucune idée de par où commencer, ni même si je trouverais audience.
Une fois rentré en France (1er octobre 2015), après avoir fait la connaissance de Catherine (9 octobre 2015 ; convaincu le 19 octobre 2015) et contacté audience, assistantes et sociologues (novembre 2015), nous avons pu passer aux choses sérieuses.
Il n’a jamais été question pour nous de fournir un guide de la parfaite assistante de direction, ni même de dire ce qu’il faut faire ou ne pas faire, et encore moins de récupérer des informations sur les entreprises.
Ce que nous avons cherché à faire, avant tout, c’est de partager, de faire découvrir, via les rencontres et interviews que nous avons menées, un métier aux multiples facettes.
Un livre pour permettre d’informer et de passer outre les idées préconçues sur cette profession méconnue au statut de cadre.
Ces femmes (99 % dans la profession) ont la charge tous les jours d’arranger, coordonner et assurer la fluidité logistique et mentale de leur patron.
Aucune contrariété, aucun imprévu, tout doit être anticipé et les problèmes réglés.
Alors même qu’aucun sociologue ne s’est encore penché sur le sujet, nous posons les préludes d’une enquête faite de rencontres et d’échanges pour amener des femmes de caractères à se confier et partager sur ce qu’elles font.
Nous avons tenu à laisser au lecteur le choix de la lecture dans un environnement ludique, reflet de nos personnalités.
L’écriture de ce livre a été l’occasion d’ouvrir une boîte de Pandore et nous espérons que le lecteur pourra reconsidérer ses idées reçues sur cette profession. Parce qu’ils et elles le valent bien !
Tous les chefs et responsables d’entreprise en conviennent, le rôle d’un(e) assistant(e) de direction est fondamental à la fois pour la personne qu’elle « assiste » et pour toute l’entreprise. Existe-t-il au sein de l’entreprise une tâche aussi multiple, aussi peu circonscrite ? Si le travail d’un(e) assistant(e) de direction est connu, répertorié, l’accomplir avec rigueur ne suffit pas. Être assistant(e) de direction demande des qualités qui dépassent le savoir-faire, les compétences requises. C’est un poste très exposé qui exige de prendre des risques car il consiste en règle générale à gérer l’imprévu. Pour cela, il faut de l’anticipation, de l’intuition, de l’imagination, du discernement, savoir prendre des initiatives et bien sûr ses responsabilités. En un mot, il faut être autonome. Toutes ces qualités supposent une disponibilité de tous les instants afin d’évaluer les situations et une capacité d’improvisation pour faire face aux inévitables problèmes. Mais l’assistant(e) de direction est d’autant plus opérationnel(le) qu’il ou elle dispose des informations nécessaires.
Assistant(e) de direction, c’est en effet un métier en co-construction permanente, c’est une synergie au sens propre puisqu’il ne consiste pas seulement à travailler pour quelqu’un mais avec quelqu’un. C’est une véritable collaboration dont l’efficacité repose sur le partage de l’information. Non pas un partage ponctuel mais un partage continu d’informations qui concernent toute l’entreprise, son développement, son évolution, ses perspectives. Dans une entreprise, l’information est essentielle, c’est un facteur de performance. Pour être efficace, travailler intelligemment, progresser, le salarié doit disposer de toutes les données afin d’être en mesure de relever les défis qu’il rencontre, de s’approprier les enjeux de l’entreprise et de participer à l’aventure collective de l’entrepreneuriat. Cela suppose bien sûr une relation de confiance. Elle est évidemment indispensable dans le cas de la collaboration entre assistant(e) de direction et responsable d’entreprise, mais pas seulement. La confiance est le fondement de tout management.
Les nouvelles technologies bouleversent complètement le monde du travail comme notre vie quotidienne. Les modes de production, les façons de travailler changent et avec elles les attentes des salariés. Dans ce contexte en perpétuelle évolution, il est impératif de revoir de fond en comble notre management qui doit encourager l’autonomie du salarié, être plus souple, plus flexible, à l’image de ce qu’est aujourd’hui l’organisation plurielle du travail. Il est grand temps de comprendre que le management est un levier de performance et de compétitivité. La relation entre l’assistant(e) de direction et son responsable devrait être l’illustration des relations modernes et matures qu’entretiennent les managers avec leur équipe. De ce que doivent être les relations des responsables d’entreprise avec leurs collaborateurs. Des relations horizontales, directes, sans intermédiaire, fondées sur une confiance réciproque et le partage de l’information.
Pierre Gattaz
1. Nous n’avons pas été en mesure de toucher le luxe en direct. Les clauses de confidentialités internes ne permettant aucun échange avec l’extérieur.
2. Les interviews partaient de l’expérience et du vécu au quotidien des assistantes et non des idées préconçues que nous pouvions avoir.
3. Afin de protéger l’anonymat des assistants et assistantes qui ont accepté de témoigner, leurs prénoms ont été remplacés par des pseudonymes.
L’intégrité de notre travail porte sur la confiance et la confidentialité que nous ont accordées ces personnes.
Nous les remercions sincèrement, car sans elles ce travail n’aurait pu être réalisé.
En commençant cette étude, nous nous sommes trouvés confrontés à des « mais pourquoi faire ? Cela ne présente aucun intérêt », « mais qui peut bien être intéressé par ce sujet » ou « elles vont disparaître » ou encore les fantasmes ambiants. En résumé, « elles sont dans la tour d’ivoire, lieu du pouvoir et lieu des secrets où les décisions sont prises » où on suppose un lien particulier avec le patron pour ne pas dire, une promotion canapé. Mais qu’en est-il réellement ?
En frappant à différentes portes, nous avons découvert que les sociologues sont avides d’informations, curieux, mais n’ont jamais fait d’études sur cette catégorie socio-professionnelle. Vous ne trouverez aucune étude sur le sujet en France. Nous avons frappé aux portes des laboratoires de recherches, le Cnam, l’Agrh… eh bien là, la difficulté a été d’entrer en relation avec quelqu’un qui pouvait donner une réponse précise. Nous avons joué au ping-pong entre les différents numéros de téléphone qui ne décrochaient pas, ou n’avaient pas de répondeur pour laisser un message, les mails qui restent sans réponses ou revenaient avec l’indication, « destinataire inconnu »… bref, les organismes de recherches avec fonds publics sont difficiles d’accès et restent un cercle fermé où l’on ne daigne pas vous prendre en considération.
Les assistantes, par contre, ont répondu présentes et nous nous sommes concentrés sur elles.
« Elles », eh bien non ! Si aujourd’hui encore, dans notre panel, elles représentent 99 % des personnes interviewées, c’est une profession qui se masculinise. Pardon messieurs. Nous sommes très loin des pays anglo-saxons en matière d’assistants hommes. Dans le monde de l’entreprise, nous appelons « assistant », celui ou celle qui assiste un dirigeant mais dans la fonction publique, c’est un « chargé de cabinet ». Le nom change, mais les tâches sont identiques d’après Éric, assistant de direction dans une société d’assurance.
Sans vouloir offenser ces messieurs, nous avons choisi d’utiliser « elles », pour parler des assistants, tout au long de notre livre, sorry Elise, une Américaine travaillant en France, qui s’insurge de notre pratique française qui induit que les assistantes ne sont que des femmes, alors que c’est faux. Vous avez raison Elise. Mais nous ferons vivre nos assistants tout au long de nos pages, pour vous rappeler qu’ils sont là dans nos analyses, mais la lourdeur de notre langue nous a poussés à faire ce choix pour un confort de lecture et afin de rendre hommage à ces personnes jusqu’à présent si peu considérées dans les entreprises en France et notre société.
Nous avons été frappés de voir, à quel point elles bouleversent nos préjugés en matière de recherches d’emploi et de travail. Nous avons décidé d’interviewer plus de trente assistants pour sortir des clichés. Nous avons aussi interviewé des patrons et des recruteurs pour avoir des avis extérieurs.
Contrairement à ce qui est répandu, c’est le métier de tous les choix. Le patron n’a pas beaucoup de possibilités pour faire accepter à une assistante de prendre le poste qu’il propose, si ce n’est sa personnalité, son charisme, son savoir-être et la qualité d’un travail. L’argent, les avantages, la notoriété n’entrent pas en ligne de compte, ou si peu.
Elles ne disent pas uniquement oui à un travail, dont vous pensez avoir décidé les contours, mais elles prennent les rênes de ce travail, le façonnent comme elles l’entendent. Elles pilotent leur poste.
Nous voulons au travers de ces pages, vous montrer que ces salariées, au statut particulier, ont une position unique. Ce sont des personnalités, aux compétences inouïes, rares, et qui ont une importance beaucoup plus grande que vous ne le soupçonnez. Au travers des témoignages que nous avons recueillis, nous balayons presque soixante ans de pratique. Focalisés sur les assistantes de direction, nous avons parcouru un large spectre d’entreprises, du Cac 40, à la PME, en passant à l’association de 9 personnes pour finir avec des start-up. Vous pourrez y découvrir le décalage entre préjugé, fantasme, voire mauvaise considération dont elles souffrent toujours et la réalité de leurs tâches et le savoir-faire dont elles font preuve. Nous espérons arriver à vous démontrer que ces profils sont bien plus que vous ne l’imaginez. Ils sont une chance incroyable et un potentiel fabuleux pour la croissance de votre société.
Négligée et méconnue, qu’est ce qui fait qu’une assistante évolue et dure jusqu’à la fin de sa carrière ?
Vous pensez que, parce que vous êtes l’employeur, le chef, que vous avez créé votre entreprise, que c’est vous qui choisissez. L’expérience du recrutement vous a montré à quel point ce n’est pas aussi simple. Peut-être vous êtes-vous déjà rendu compte qu’il est encore plus difficile de trouver une assistante ?
Tout cela n’est pas étonnant, car ce sont elles qui choisissent. Pas vous. Les pages suivantes vous permettront de voir pourquoi et de découvrir leurs critères de choix.
Peut-être pensez-vous que les nouvelles technologies vont faire disparaître cette profession support ? C’est méconnaître les compétences de ces personnes. Et un programme informatique tel que Julie Desk n’y fera rien, même s’il s’améliore. Parce que Julie Desk n’est qu’un robot. L’application ne fera que ce que vous lui programmez de faire. Enfin Julie Desk n’aidera en rien le développement que vous voulez donner à votre société. Elle soulagera juste l’entreprise d’une tâche répétitive et coûtera moins cher qu’un salarié.
Le métier est en mutation. L’enthousiasme que peuvent susciter les nouvelles technologies, ne vous fait-il pas oublier vos véritables besoins ? Elles ne font que redistribuer les tâches. Et sont-elles adaptées aux hommes et à leur réalité ? Ne sont-elles pas simplement des outils pour permettre à celles et ceux qui les utilisent de gagner en productivité ?
Travaillez-vous vraiment mieux avec eux ? Qu’en est-il de vos relations au travail et avec vos collègues, vos subalternes ? Êtes-vous présent à « ici et maintenant » ?
Honnêtement, avez-vous les moyens de recruter et de vous payer les services d’une vraie assistante ? Ou vous tournez-vous vers les nouvelles technologies par défaut ? Savez-vous vraiment travailler avec une assistante ?
Que dit votre incapacité à garder une assistante sur vous-même ? Que dit le choix de votre assistante sur vous et votre entreprise ? Voilà ce que ces pages vous permettront de découvrir. Si vous voulez vous adjoindre quelqu’un qui vous seconde pour le meilleur de votre société, qui soit le double de votre cerveau, un BlackBerry ambulant, extra disponible, voici ce que vous devez faire…
« Accepteriez-vous de répondre à une interview sur les assistantes de direction ? »
« Mais vous savez, il n’y a rien d’intéressant à dire », « Vous savez mon parcours est atypique… », « Vous me direz si je suis intéressante pour vous… » sic.
Le plus difficile a été qu’elles disent oui et qu’elles aient conscience que leur travail n’est pas quelconque. Elles ne pensent pas toutes ainsi, mais la majorité d’entre elles si.
Il a été difficile de trouver les mots car nous-mêmes, nous ignorions les tenants et les aboutissants de leur fonction. Nous avons dû redoubler d’efforts pour arriver à leur faire nommer ce qu’est le « classique », le « banal » dans leur fonction. Et qu’est-ce que le secret, la discrétion ? Nous-mêmes, nous pouvions être coincés par ces mots qui stoppent une conversation. Comme les mots « non-dits », « respect »… ces mots évidents, que nous utilisons dans la vie quotidienne. Mais qu’y a-t-il derrière ? Ce sont des mots que l’on utilise tout le temps, connus de tous. Tellement connus que l’on oublie de réfléchir à leur sens.
Bien sûr, il y a la méfiance inhérente à toute personne qui est abordée par un inconnu. Le besoin de faire connaissance, d’être rassurée.
Puis arrive l’opinion qu’elles ont d’elles-mêmes et de leur fonction. Comment considérer quelque chose qui est ignoré par notre société économique, et parfois par leurs propres patron et collègues ? Elles ne sont ni valorisées, ni considérées à leur juste place, ni à leur juste valeur.
Comment peuvent-elles accepter que quelqu’un estime leur fonction comme digne d’intérêt et par voie de conséquence, elles aussi ?
Ce qui est étonnant, c’est de voir à quel point, parce que les tâches sont « basiques », elles n’ont pas toujours vu et été capables d’expliquer ce qu’elles faisaient, rendant nos interviews parfois difficiles. D’autre part, elles sont aussi colonisées par des phrases telles que « vous ne servez à rien », « vous allez être remplacée par les nouvelles technologies… », « vous n’êtes pas une fonction vitale pour l’entreprise… ».
Dans certaines entreprises, il est demandé aux assistantes de passer une évaluation annuelle. Cette pratique les oblige à nommer et lister le travail accompli, mais également de remettre à jour leur CV. Cet exercice leur permet de parler plus clairement de leurs activités et de prendre conscience de la valeur du travail fourni.
Mais dans la majorité des cas, les assistantes ne disposent que de peu d’attention et parlent de leur activité au travers des mêmes préjugés que ceux que l’on peut entendre dans la société.
Est-ce à cause de leur devoir de discrétion et de la confidentialité qui chapote leur travail ? Il est clair qu’il y a confusion sur le terme « d’assistante ».
Certains managers utilisent ce mot pour devenir des tyrans et rendre le travail, et par voie de conséquence le travail de l’assistante, invivable, car le silence est la plus grande des violences. Alors comment vivre la confidentialité ? Certaines assistantes nous ont donné de magnifiques anecdotes montrant l’impact des ordres du N+1 sur elles et leur travail.
Discuter avec elles permet de voir l’impact de certaines pratiques sur leur activité, l’ambiance au sein de l’entreprise et les qualités du patron.
En fait, nous avons vu tout ce que la société recèle comme confusion, distorsion, absence de mot, mais aussi ce qu’il y a de plus beau. À chacun de poser son curseur là où il est.